Hyvä lehdistötiedote tai uutistiedote on olennainen työkalu tiedon levittämisessä ja median huomion herättämisessä. Sen tarkoituksena on välittää uutinen tai tapahtuma selkeästi ja kiinnostavasti. Otsikon tulee olla lyhyt, mutta informatiivinen, ja houkuttaa lukijaa jatkamaan tiedotteen lukemista.
Tiedote rakennetaan selkeään ja informatiiviseen muotoon, joka antaa tärkeimmät tiedot heti alussa. Se sisältää johdannon, taustat, yksityiskohdat ja yhteystiedot selkeästi järjesteltynä. Tärkeimmät tiedot esitetään ensin ja vähemmän tärkeät tiedot seuraavat perässä.
Tiedotteen pitää olla selkeä ja ymmärrettävä, ja välttää liiallista jargonia ja teknistä kieltä. Jos tiedotteen halutaan, ja yleensä halutaan, leviävän, siinä pitää olla kiinnostava kulma tai tarina, joka tekee uutisesta tai tapahtumasta mielenkiintoisen.
Kasvukulmalta saat lehdistötiedotteen tai uutistiedotteen, joka on tiivis, informatiivinen ja kiinnostava, tarjoaa lehdistölle tai lukijalle olennaiset tiedot ja kannustaa heitä tutkimaan uutista tai tapahtumaa lisää.
Jos puu kaatuu metsässä, eikä kukaan kuule, tapahtuuko kaatumista lainkaan? Tai jos tiedote julkaistaan, eikä kukaan sitä lue, onko sitä koskaan lähetetty. Äkkiä voisi sanoa, että ei. Mutta kuten puunkin tapauksessa, kun joku myöhemmin sattuu paikalle, hän näkee, että puu on kaatunut. Samaa ajattelumallia voi noudattaa jonkin asian strategisessa viestinnässä. Esimerkiksi haastavien asioiden käsittelyssä nousee usein kysymys, onko yritys kertonut asiasta itse, vai onko asia tullut julkisuuteen vaikka sitä on yritetty peitellä tai salata. Myös vähäisen lukijamäärän saaneella tiedotteella voi myöhemmin olla suuri merkitys.
Lähtökohtaisesti lehdistötiedotteen tai muissa kanavissa jaetun uutisen tarkoitus on saada asialle näkyvyyttä ja julkisuutta. Parhaiten viestin läpimeno varmistetaan käyttämällä niitä tiedotteiden jakelukanavia, joita toimittajat ja uutistoimistot jo käyttävät. Näitä Suomesta löytyy useampiakin, ja sitä kautta myös hinnoittelu tiedotteiden jakamiselle on monitahoista. Kasvukulma auttaa sinua ja yritystäsi valitsemaan parhaat tiedotteiden jakelukanavat, oli kohdealueena sitten Suomi, Pohjoismaat, Baltia, Eurooppa, USA tai koko maailma. On myös huomioitava, että aina kohderyhmän tavoittaminen ei ole mahdollista tai ainakaan varmaa.
Mediaseuranta ja muut tiedotteiden seurantatavat (verkkoliikenne, keskustelut, reaktiot) ovat oleellinen osa lehdistö- ja uutistiedotteiden vaikuttavuuden arviointia. Kasvukulmalla on vuosien kokemus erilaisten mediaseurannan työkalujen ja analytiikan käytöstä, joten tältä luukulta saat halutessasi apua myös tiedotteiden ja viestinnän arvioinnissa ja analysoinnissa.
Liian usein lehdistötiedotteita, ja tiedottamista muutenkin, pidetään asiana, jota tehdään vain kun tarvitaan nopeasti jollekin asialle julkisuutta tai on “tilanne päällä”. Tällöin on kuitenkin turha odottaa, että kaikki yllättäen löytäisivät juuri sinun yrityksesi tiedotteen ja käyttäisivät sitä ainoana totuuden lähteenä. Viestintää kannattaa rakentaa myös tiedotteiden näkökulmasta jatkuvana prosessina, koska sillä totutetaan lehdistö, toimittajat ja muut sidosryhmät kanaviin, joiden kautta yritys viestii. Se parantaa huomattavasti viestin läpimenoa myös silloin kun se on ehdottoman tärkeää.
Lehdistötiedotteiden ja uutisten kirjoittaminen vaatii perehtymistä asiaan ja usein keskusteluja viestinnän kannalta oleellisten avainhenkilöiden kanssa. Siksi yhdelle tiedotteelle tai tiedotteiden sarjan toteuttamiselle kokonaisuudessaan on haastavaa määritellä hintaa. Kasvukulma käyttää suunnittelussa ja sparrauksessa tuntihinnoittelua, ja itse tiedotteen puhtaaksi kirjoitukselle ja lähettämiselle on kiinteä hinta.
Sisältää tiedotteen ja siihen liittyvän viestinnän suunnittelu ja sparrausta yhdessä asiakkaan kanssa sekä mahdollisia haastatteluja avainhenkilöiden kanssa. Mikäli jokin näistä edellyttää matkustamista, veloitetaan lisäksi matkakustannukset 60 snt/km.
Sisältää pohjatietojen, suunnittelun ja sparrauksen sekä mahdollisten avainhenkilöiden haastattelujen pohjalta kirjoitetun tiedotetekstin, yhden korjauskierroksen, tiedotteen puhtaaksi kirjoituksen ja lähettämisen (jos lähetyskanava on jo olemassa)
Akuutissa kriisiviestintätilanteessa tapahtuva sparraus, selvitystyö ja viestintätyö. Huom! Kyseessä on poikkeustilanne, sillä kriisiviestintää varten on yrityksellä aina syytä olla valmiiksi suunniteltu kriisiviestinnän prosessi ja vastuutus.
Hinnat eivät sisällä tiedotteen jakelua (hinnat koskevat tiedotteen suunnittelua, kirjoittamista ja lähetystä), vaan niistä pyydetään tarjous erikseen. Jos yritykselläsi on jo käytössä palvelu lehdistötiedotteiden jakeluun tai muita kanavia uutisten jakamiseen, tiedotteen toteuttaminen sisältää myös lähetyksen.